W przypadku wynajmu lokalu lub budynku, strony w zawieranych umowach często określają, że rozliczanie kosztów mediów będzie dokonywane odrębnie od usługi najmu. Właściciel nieruchomości refakturuje koszty dostawy mediów na najemcę, który faktycznie z tych usług korzysta.
Początkowo organy podatkowe uznawały, że w takiej sytuacji media należy traktować jako element usługi głównej i opodatkować je łącznie z usługą najmu. Obecnie jednak, za sprawą wyroku TSUE z dnia 16 kwietnia 2015 r. w sprawie C-42/14 organy podatkowe uznają, że towarzyszące najmowi dostawy mediów (wody, energii elektrycznej i cieplnej, gazu, odprowadzania ścieków) powinny być uważane za odrębne świadczenia, jeżeli najemca ma możliwość wyboru sposobu korzystania z nich poprzez decydowanie o wielkości ich zużycia. Sytuacja taka występuje w przypadku odrębnego rozliczania zużycia tych mediów w oparciu o wskazania liczników lub na podstawie kryteriów innych niż opomiarowanie wg liczników np. liczby osób korzystających z nieruchomości, czy też powierzchni nieruchomości. W takim przypadku media powinny być rozliczane odrębnie od usługi najmu i refakturowane na najemców z zastosowaniem odpowiedniej stawki VAT właściwej dla mediów. Natomiast w przypadku opłat za wywóz nieczystości przyjmuje się, że powinny być one traktowane jako jedna usługa ze świadczeniem głównym - usługą najmu i opodatkowane według stawki właściwej dla usługi najmu.
W ustawie o VAT brak jest regulacji, które odnosiłyby się w sposób szczególny do momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury mediów. W związku z tym należy stosować zasady obowiązujące dla danej usługi. W przypadku refakturowania na najemców kosztów mediów (energii elektrycznej, gazu, wody i ścieków), obowiązek podatkowy powstaje na szczególnych zasadach tj. z chwilą wystawienia faktury (refaktury) na rzecz najemców. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 maja 2021 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.116.2021.2.PG. Dodatkowo Dyrektor KIS wyjaśnił, że data sprzedaży na wystawionych przez podatnika fakturach (refakturach) powinna być tożsama z datą sprzedaży z faktury pierwotnej.