Datą istotną dla ustalenia obowiązku tworzenia ZFŚS w danym roku jest 1 stycznia. Firma prowadzi działalność socjalną w formie ZFŚS w danym roku, jeżeli w tym dniu zatrudnia co najmniej:
– 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
– 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy – w przypadku gdy z wnioskiem o utworzenie ZFŚS wystąpiła organizacja związkowa.
W przypadku jednostek budżetowych – tworzą one ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników na 1 stycznia danego roku.
Jeżeli zatrudnienie okaże się niższe, pracodawcy dobrowolnie decydują o rozpoczęciu lub – jeśli w poprzednim roku obowiązkowo tworzyli ZFŚS – o kontynuowaniu działalności socjalnej w tym kształcie albo o rezygnacji z obu tych form wsparcia w 2026 r. O podjętej decyzji powinni poinformować pracowników przed 1 lutego 2026 r.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u których organizacja związkowa nie wystąpiła z wnioskiem o tworzenie ZFŚS, mogą dobrowolnie tworzyć fundusz socjalny. Natomiast pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Do końca stycznia 2026 r. pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania muszą poinformować pracowników o podjętej decyzji w sprawie nietworzenia ZFŚS lub niewypłacania świadczenia urlopowego. Wskazane podmioty, zarówno te, które mają obowiązek tworzenia funduszu, jak i te, które mogą wybrać pomiędzy ZFŚS a świadczeniem urlopowym, mają możliwość całkowitej rezygnacji z wymienionych dofinansowań (poprzez zmianę regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy – jeżeli takie regulacje obowiązują u pracodawcy, a w przypadku mniejszych pracodawców, którzy nie tworzą tego rodzaju aktów prawa wewnętrznego – np. na podstawie zarządzenia).
Wysokość odpisu jest ustalana od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Obwieszczenie w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w poprzednim roku Prezes GUS ogłasza w „Monitorze Polskim” nie później niż do 20 lutego roku kolejnego.
Podstawa prawna
art. 3–5, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U z 2024. poz.288
