Obowiązek przekazywanie informacji o naliczonych składkach względem osób ubezpieczonych spoczywa na płatnikach składek.
Zgodnie z przepisami, płatnik ma obowiązek przekazać informację roczną do końca lutego roku następnego. W 2026 roku 28 lutego przypada w sobotę, zatem ostateczny termin na dopełnienie tego obowiązku upływa w poniedziałek 2 marca 2026 roku.
Płatnik sporządza informację dla każdej osoby, za którą w poprzednim roku kalendarzowym odprowadzał składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe lub wypadkowe). Dotyczy to pracowników etatowych zarówno aktualnie zatrudnionych jak i byłych oraz zleceniobiorców, którzy podlegali ubezpieczeniom społecznym
Nie trzeba sporządzać informacji dla osób podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz osób niepodlegających składkom społecznym w ogóle, czyli np. zleceniobiorców studentów poniżej 26 roku życia, o ile nie podlegają ubezpieczeniom dobrowolnie.
Jeżeli płatnik na bieżąco przekazuje ubezpieczonym miesięczne informacje, wówczas nie ma obowiązku przekazywać informacji rocznej.
Jeżeli jednak pracownik, który otrzymywał informacje miesięczne, złoży wniosek o wydanie zbiorczej informacji rocznej, płatnik składek ma obowiązek ją sporządzić i wydać.
Podstawa prawna
– Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów
