Dokument ZUS ZSWA należy złożyć do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy (za 2023 r. – do 2 kwietnia 2024 r., ponieważ 31 marca 2024 r. przypada w niedzielę, a 1 kwietnia – w Poniedziałek Wielkanocny). W niektórych przypadkach termin przekazania ZUS ZSWA może być inny, np. jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o emeryturę pomostową
Obowiązek sporządzenia dokumentu ZUS ZSWA dotyczy pracodawców zatrudniających pracowników, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, prowadzących ewidencję pracowników wykonujących te prace oraz opłacających za nich składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).
Formularz ZUS ZSWA jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony (pracownik) wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych).
Dokument ZUS ZSWA należy złożyć w formie papierowej lub elektronicznej – w zależności od tego, jaka forma obowiązuje płatnika przy składaniu dokumentów ubezpieczeniowych.
