Pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w ramach tego roku kalendarzowego, za który przysługuje. Granicznym terminem udzielenia urlopu zaległego za dany rok jest 30 września roku następnego (wystarczające jest rozpoczęcie zaległego urlopu w ostatnim dniu września). Termin ten dotyczy urlopu wypoczynkowego uregulowanego w Kodeksie pracy oraz urlopów przysługujących na mocy przepisów odrębnych, np. urlopu dodatkowego dla pracownika o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie.
Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego w wymaganych ustawowo terminach jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, a odpowiedzialność z tytułu niedotrzymania terminu na udzielenie urlopu ponosi zawsze pracodawca.
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego (aktualnie) lub epidemii w związku z COVID-19 pracodawca może jednostronnie, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, udzielić zaległego urlopu w wymiarze do 30 dni. Termin wykorzystania urlopu w takim przypadku wyznacza pracodawca, a pracownik musi się temu podporządkować.